Wenn niemand abnimmt: So erreichen Sie uns

Kurz gefasst: Wenn Sie bei uns anrufen und niemand abnimmt, landen Sie nicht auf einer stummen Mailbox. Ein Assistent fragt nach, worum es geht und wer zurückrufen soll, und leitet das weiter. Den Rückruf übernehmen zwei feste Personen im Wechsel. Erreichbar sind wir montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr.

Eine Wärmepumpe ist kein Produkt, das man im Vorbeigehen kauft. Es gibt Rückfragen zur Förderung, zum Aufstellort, zum Termin. Deshalb ist Erreichbarkeit in unserem Geschäft kein Nebenschauplatz. Wir beschreiben hier, was mit Ihrem Anruf passiert. Auch dann, wenn wir gerade auf dem Dach stehen.

Was passiert, wenn ich anrufe?

Sie kommen zuerst in ein kurzes Sprachmenü mit zwei Möglichkeiten: Bestandskunde oder Beratung.

Diese eine Frage entscheidet, wo Sie landen. Wer schon eine Anlage von uns hat, wird zu den Kolleginnen und Kollegen durchgestellt, die den Vorgang kennen. Sie sehen den Fall vor sich, während das Telefon klingelt. Wer sich zum ersten Mal meldet, kommt zu einem Fachberater.

Das klingt banal, spart Ihnen aber das Wiederholen. Nichts ist ärgerlicher, als bei einer Rückfrage zur eigenen Anlage erst erklären zu müssen, wer man ist.

Und wenn niemand abnimmt?

Dann übernimmt ein Assistent. Aber kein Anrufbeantworter im üblichen Sinn.

Eine gewöhnliche Mailbox stellt keine Fragen. Sie piept, Sie sprechen, und wer die Nachricht später abhört, weiß oft nicht, worum es geht. Unser Assistent fragt stattdessen gezielt nach:

1. worum es geht
2. wer zurückrufen soll
3. wann und unter welcher Nummer Sie erreichbar sind

Daraus entsteht ein Rückrufauftrag, der bei der richtigen Person landet.

Geht bei euch eine KI ans Telefon?

Nur dann, wenn sonst niemand drangehen würde.

Wir haben das ausprobiert und uns bewusst dagegen entschieden, den ersten Kontakt an einen Sprachbot zu geben. Wer eine Heizung für sein Haus plant, hat Fragen, die niemand vorher kennt. Und will einen Menschen sprechen. Ein Bot, der an dieser Stelle antwortet, wirkt wie eine Abwehrmauer.

Umgekehrt ist eine Mailbox, die nur piept, auch keine Lösung. Deshalb die Trennung: Solange ein Mensch verfügbar ist, geht ein Mensch ans Telefon. Ist gerade keiner frei, ist ein Assistent mit den richtigen Fragen besser als Stille.

Diese Reihenfolge haben wir nicht am Reißbrett festgelegt. Wir haben mehrere Wochen verschiedene Varianten getestet, auch in Absprache mit Kunden, und sind bei dieser gelandet.

Wer ruft zurück?

Zwei feste Personen im Wechsel: eine von Montag bis Mittwoch, eine am Donnerstag und Freitag.

Das sind 2 Personen für 5 Werktage, und jede weiß an ihren Tagen, dass sie zuständig ist.

Die feste Zuständigkeit ist Absicht. Wenn Rückrufe „irgendwer" macht, macht sie am Ende niemand. So weiß an jedem Tag genau eine Person, dass sie dafür verantwortlich ist.

Wir rufen zurück, sobald wir wieder am Platz sind. Ein Anruf am Vormittag wird in aller Regel am selben Tag beantwortet. Eine feste Uhrzeit versprechen wir nicht. An einem Tag mit drei Inbetriebnahmen wäre das nicht ehrlich.

Welche Wege gibt es außer dem Telefon?

Drei, und alle laufen bei denselben Leuten zusammen.

1. Telefon über das Sprachmenü, wie oben beschrieben.
2. E-Mail an anfrage@photowaermo.de. Das Postfach wird aktiv betreut; wo eine Rückfrage schneller besprochen als geschrieben ist, rufen wir auch von dort aus an.
3. Das Formular auf dieser Website. Beschreiben Sie Ihr Anliegen, die Anfrage landet in demselben Postfach.

Welcher Weg der beste ist, hängt vom Anliegen ab.

Stand: 29. August 2026

Wann sind Sie erreichbar?

Montag bis Freitag von 8 bis 16 Uhr. Das sind 40 Stunden in der Woche, in denen ein Mensch ans Telefon geht.

Abends und am Wochenende nimmt niemand ab. Der Assistent nimmt Ihr Anliegen trotzdem auf, und der Rückruf erfolgt am nächsten Werktag. Wir schreiben das so deutlich, weil eine versprochene und nicht eingehaltene Erreichbarkeit schlechter ist als eine ehrlich benannte Grenze.

Was in der Praxis schiefgeht

Der häufigste Fall: Jemand ruft an, landet beim Assistenten, legt auf und probiert es später noch einmal. Das ist verständlich. Gerade dann geht aber die Information verloren, die den Rückruf möglich gemacht hätte. Wenn Sie zwei Sätze hinterlassen, worum es geht, sparen Sie sich den zweiten Anruf.

Der zweite Fall betrifft Rückfragen zu einem laufenden Vorhaben: Wer im Sprachmenü „Beratung" statt „Bestandskunde" wählt, landet bei jemandem, der den Vorgang nicht vor sich hat. Das lässt sich intern weiterleiten, kostet aber eine Runde.

Und drittens, ehrlicherweise: Wir behaupten nicht, dass in der Geschichte dieses Betriebs noch nie eine Anfrage untergegangen ist. Das wäre nicht glaubwürdig. Genau deshalb gibt es das Sprachmenü, den Assistenten und die feste Rückrufzuständigkeit. Jede dieser Stufen ist als Antwort auf eine Lücke entstanden, die wir vorher hatten.

Häufige Fragen

Muss ich im Sprachmenü etwas drücken?

Ja, eine Taste: Bestandskunde oder Beratung. Danach werden Sie direkt verbunden.

Was passiert mit dem, was ich dem Assistenten sage?

Daraus wird ein Rückrufauftrag mit Ihrem Anliegen und Ihrer Nummer. Er geht an die Person, die an diesem Tag die Rückrufe übernimmt.

Wie schnell werde ich zurückgerufen?

Wir rufen zurück, sobald wir wieder am Platz sind. Bei Anrufen während der Geschäftszeit ist das in aller Regel am selben Tag. Nach 16 Uhr oder am Wochenende am nächsten Werktag.

Kann ich auch schreiben statt anrufen?

Ja, per E-Mail oder über das Formular. Beides landet im selben Postfach wie ein Rückrufauftrag.

Erreiche ich im Notfall jemanden?

Für Störungen an einer bestehenden Anlage wählen Sie im Sprachmenü „Bestandskunde". Außerhalb der Geschäftszeiten nehmen wir das Anliegen auf und melden uns am nächsten Werktag.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie eine Frage zu einer bestehenden Anlage haben, rufen Sie an und wählen Sie im Menü „Bestandskunde". Wenn Sie noch keine Anlage haben und wissen möchten, was bei Ihnen möglich ist, schreiben Sie uns über das Formular: Angebot anfragen. Hintergründe zur Technik finden Sie auf der Wärmepumpen-Übersicht und der Photovoltaik-Übersicht.